Plan de Lanzamiento de un WMS: Temas a considerar

La organización va a dar un paso en el aumento de la calidad de los procesos del Centro de Distribución. Podrá instalarse un WMS que utiliza terminales portátiles vinculadas con radio-frecuencia o bien, se va a utilizar la tecnología de voz, o simplemente se instalará un WMS trabajando con papeles. No nos estamos refiriendo en esta nota al plan de implementación completo del proyecto donde se incluye la compra de equipos, la capacitación, configuración del WMS, etc., sino puntualmente al plan de lanzamiento.

Los puntos clave son:

El re-diseño del proceso

El aporte tecnológico y el nuevo sistema de trabajo requieren re-diseñar el proceso, volver a revisar la cantidad de posiciones de picking, revisar espacios de piso, re-diseñar zonas de almacenamiento para cada producto, etc. Dado que pueden cambiar ligeramente las tareas de ingreso, reaprovisionamiento al área de picking, controles en la preparación, etc., es necesario calcular los tiempos de cada tarea para los volúmenes a manejar. Estas tareas deben realizarse cuidadosamente en un trabajo de análisis para no agregar conflictos de falta de espacios, falta de maquinaria o de gente para determinadas tareas, justo en el momento del lanzamiento. En el lanzamiento el responsable del proyecto debe tener claros los nuevos tiempos que se van a demandar. Es probable que haya que reducir personal en ciertas tareas u horarios y aumentarlo en otros, pero esto debe calcularse apriori y no debe dejarse para ajustar sobre la marcha. Es altamente recomendable contar con la asistencia de consultores especializados, habituados a enfrentarse a estos procesos de cambio.

La capacitación y el adiestramiento

Se trata no sólo de proveer al personal operativo de clases teóricas sino fundamentalmente de lograr que se adquiera destreza en la operación y la resolución de problemas. Los operarios deben estar lo suficientemente familiarizados con la nueva operación como para que el lanzamiento sea casi una continuidad en su proceso de adiestramiento. Cuanto menor sea la incertidumbre en el lanzamiento, mayores probabilidades de éxito se tendrán. No debemos olvidar que la variable de ajuste es el tiempo y es el elemento más escaso en la primera jornada de trabajo.

La resistencia al cambio

Si bien en general el personal operativo responde positivamente a estos cambios, pueden surgir inseguridades o acentuarse disconformismos que impactan en la actitud de los primeros días. Esto debe observarse por lo que es necesario que el personal idóneo de RRHH esté involucrado en el proceso.

El lanzamiento es el momento más débil del proyecto

Además de tomarse todos los recaudos antes del lanzamiento, en el lanzamiento deben tomarse medidas tendientes a que los operarios puedan acceder con rapidez a los instructores de modo de retrasar lo menos posible la operación.

Cuidado de las medidas de seguridad

Deben cuidarse especialmente, ya que el personal de IT no está habituado a caminar dentro del CD y pueden no respetar las sendas peatonales. Del mismo modo, el personal de operaciones se encuentra con cambios que pueden distraer su habitual atención en la conducción de auto-elevadores. Es además un momento en el que el personal tiene menos respeto por las normas de seguridad.

El fraccionamiento del lanzamiento

Si se trata de una empresa de servicios logísticos, podrá lanzar con un solo cliente, para agregar progresivamente operaciones a su nuevo esquema de trabajo. Si se trata de una empresa que realiza su propia distribución, podrá manejarse la cantidad de despachos del primer día, de modo de tener en la primera jornada de trabajo poco movimiento e ir incrementando progresivamente el segundo y tercer día.

La supervisión y monitoreo

El personal de supervisión debe estar involucrado en el monitoreo del proceso desde la aplicación, con los informes de monitoreo que dispone el WMS, y no sólo con la observación in-situ. El personal de IT que participa en el lanzamiento hará también sus propios monitores, pero los supervisores deben tomar control desde el primer momento y no dejar esa responsabilidad a los especialistas de IT. El cambio de paradigma también afecta a los supervisores que pueden encontrarse débiles e inseguros en la nueva situación. Este es un aspecto que el responsable del proyecto debe cuidar porque serán los supervisores de los equipos de trabajo los jugadores clave en el lanzamiento.

Cierre del lanzamiento

Es bueno que la organización realice algún evento que involucre a quienes participaron tácticamente del lanzamiento de modo de percibirse el final de la etapa y disfrutar del éxito alcanzado. Esta acción permite al personal tener una mirada reflexiva acerca de lo logrado y lo coloca en un mejor lugar para actuar en el futuro en un proceso de mejora continua.

La calidad de los datos del WMS

Tendremos todos los pallets del almacén etiquetados, y el WMS debe saber dónde está cada uno, pero dado que se estuvo trabajando con un sistema de menor precisión y exigencia en la calidad de los registros, ese stock puede no estar en un 100% correcto. Entonces, es muy importante poder tomar un inventario inicial de modo de asegurarse que no surgirán problemas en medio de la operación de los primeros días.