El costo de almacenamiento es un componente importante de los costos logísticos y es consecuencia de la relación entre la capacidad y los costos del depósito. Parte de los costos son fijos como por ejemplo el alquiler, por lo tanto si se aumenta la capacidad es muy probable que los costos operativos se mantengan estables, y en consecuencia baja el costo por pallet o bulto almacenado. En conclusión si se aumenta la densidad de almacenaje es muy probable que se reduzcan los costos por bulto o pallet en el depósito.

1. Gestione las órdenes de entrega antes de la ejecución dentro del depósito

Se esta forma podrá eliminar pasos innecesarios. Gestionar las órdenes de los clientes implica validar su nivel crédito, la existencia de stock, la disponibilidad de transporte para esa región, etc. Si uno cuenta con un sistema que permite llevar adelante estos procesos con anticipación el proceso se realiza en forma fluida y en una sola dirección, es decir sin retrocesos y reproceso. Es decir no tengo preparado un pedido para el cual no tengo transporte.

2. Planifique correctamente la demanda

Es importante contar con los datos necesarios para planificar la operatoria del depósito en función de la demanda. Determinar la dotación adecuada para cubrir el volumen de cargas entrantes y salientes es fundamental para maximizar la velocidad del depósito.

3. Defina adecuadamente las áreas de almacenamiento del inventario

Es de vital importancia comprender qué productos se desplazan con frecuencia a través del sistema y definir las áreas de almacenamiento según la planificación de la demanda y el uso real. Así, la productividad del depósito aumenta. Tener el producto indicado en el medio de almacenamiento indicado cerca del sector de recepción y/o despacho maximiza la eficacia de las operaciones.

4. Diseñe el depósito en base a un análisis técnico profesional

Para el diseño del depósito, solicite la colaboración de un profesional experto en el tema a fin de mejorar los medios de almacenamiento, maximizando la capacidad con la menor inversión además de lograr una organización de las actividades de almacenaje, picking, recepción y despacho que incremente la productividad operativa.

5. Coordine las tareas con los transportistas

Coordine previamente las tareas con los transportistas, tanto para el ingreso de producto desde las plantas o de importación, como la ejecución de la distribución, y de esta forma va a lograr un fluido movimiento de los productos en las instalaciones logrando eficiencia y productividad operativa en la gente y el los recursos técnicos y simplicidad y corrección administrativa.

6. Capacite a un Equipo Clave de empleados en todos los procesos del depósito

A fin de procesar en tiempo y forma las recepciones y/o despachos para los cuales el plazo sea una variable crítica, es crucial tener los empleados indicados en el departamento indicado.

7. Documente los Procesos

Para que todos los empleados sepan cómo realizar su trabajo de manera eficiente, los gerentes deben documentar los pasos de ejecución de las tareas en el depósito. Es una buena idea crear un manual de capacitación en formato electrónico o impreso, según sea más adecuado en su caso.

8. Utilice un sistema de Gestión de Depósitos

Es fundamental elegir el Sistema de Gestión de Almacenes adecuado la complejidad de la operación. El sistema elegido no debe ser demasiado engorroso (lo cual puede estancar la operatoria con solicitudes innecesarias) ni demasiado simple (que requiera procesos manuales para compensar las falencias). Hay funcionalidades básicas como administración de ubicaciones, manejo de la rotación, utilización de Código de Barras, uso de Radio Frecuencia, que aportan un valor significativo a la gestión operativa.

9. Mida permanentemente la Calidad de su Operación

La utilización Indicadores de Perfomance (KPI´s Key Perfomance Indicators) objetiviza la calidad de la Operación, permite identificar oportunidades de mejora y brinda una dirección al personal clarificando los objetivos a lograr. Medir el cumplimiento de entregas en fecha, las diferencias de inventario, el nivel de errores de preparación, el nivel de rechazos, y la productividad del personal son indicadores mínimos e imprescindibles.

10. Priorice el trabajo en equipo y la comunicación

Asegúrese de que los integrantes de los equipos estén bien informados y preparados para alcanzar las metas diarias. Para introducir los cambios operativos necesarios que le permitan satisfacer las necesidades del cliente, es vital mantenerlos permanentemente al tanto de las fechas importantes con la periodicidad adecuada, así como tener canales habilitados para recibir las sugerencias y consultas de los gerentes y supervisores.