1. Definamos el Nivel de Servicio que daremos a nuestros Clientes

Muy a menudo alguien dice, “Hay que tener 20, 10, 30 o X días de stock y esa es la política”. Lo más probable es que sea el inicio del caos. Ese número (días de stock), no debe estar así definido porque a alguien que puso simplemente un número, sino por el resultado de un análisis previo.

Desde ya, todos buscamos tener un stock balanceado minimizando los faltantes pero sin tener excedentes de inventario. Ahora bien, ¿cómo se logra este equilibrio tan difícil?

Partamos de una base fundamental. Definamos el “Nivel de Servicio” que queremos dar a nuestros clientes. Desde ya que puede medirse de distintas formas, pero tomemos en este caso lo siguiente: “Cantidad de veces que puede enviarle un artículo que pidió a mi cliente, si me hizo 100 pedidos”. El resultado es un valor porcentual.

Todos diríamos que si en el 100% de las veces tenemos el stock para atender a los clientes, estaríamos dando un excelente servicio. Lo cierto es que cuanto mayor es dicho porcentual, mayor también será el stock que debo tener guardado con el impacto financiero correspondiente y los gastos asociados a mantener dicho inventario.

Si la demanda de nuestro artículo es más o menos constante, el stock de seguridad que debemos guardar para casos en que la demanda se vaya hacia arriba, tal vez no sea muy importante. Por otro lado, si la variabilidad de demanda es muy grande. El stock de seguridad también lo será.

2. ¿Cuál dirección es más conveniente?

El nivel de stock que tenemos, siempre es un tema de discusión o genera puntos de vista diferentes en una empresa por más chica o grande que sea. A menudo nos encontramos con opiniones como:

• - Necesitamos subir los inventarios, siempre nos falta producto y al fin y al cabo si no facturamos no ganamos dinero - dirá el comercial.
• - Con esta tasa de interés es imposible financiarse y nos damos el lujo de tener un capital enorme inmovilizado en stocks - dirá el financiero.
• - Cambiar constantemente la línea de producción de un producto baja en picada la productividad - dirá el responsable de planta.
• - Tenemos mucho stock y a la vez muchos faltantes - dirá el dueño.

De haber un planificador de los inventarios, se encontraría en una gran encrucijada. ¿Cómo hacemos para resolver esto? De todas formas eso no sería tan malo si es que esta persona existe. Muchas veces nadie tiene esa responsabilidad y entonces el problema es mucho mayor.

Analicemos la situación de esta manera. En realidad todos tienen razón, lo que sucede es que es imposible dejar a todos ellos 100% satisfechos. La clave está en lo que plantea el jefe, y la solución pasa por trabajar con un stock balanceado para cumplir con los clientes, llevando un capital de trabajo aceptable y un nivel de productividad de planta también aceptable.

Al comercial le diremos que no podemos tener tan alto los inventarios, ya que es muy costoso, se ponen obsoletos, se rompen, no alcanzan los depósitos y tendremos una logística muy ineficiente. Por más que las ventas sean excelentes, si los costos son muy altos, tal vez cuanto más vendamos, más dinero podríamos perder.

Al financiero le diremos ¿de qué sirve tener un excelente flujo de caja si no facturamos?

Al responsable de producción le diremos ¿de qué sirve una alta eficiencia productiva cuando no podemos satisfacer el surtido que demandan nuestros clientes?

3. El proceso de manejar inventarios dentro de la empresa

En muchas ocasiones observamos que no existe un proceso claro dentro de las empresas para gestionar inventarios y tomar decisiones, ya sean sobre producto terminado como materiales de producción.

Observamos que cada sector interviniente (marketing, ventas, producción, depósito, transporte, finanzas, etc.), tiene solo información parcial y en general asociada a su sector, tratando de entender o intuir que es lo que hacen las otras áreas de la compañía a partir de comentarios y canales informales.

La falta de visibilidad de la información y la no existencia de datos certeros para todos los que intervienen en acciones sobre los inventarios, termina generando errores por:

• - Descoordinación
• - No estar al tanto de acciones comerciales
• - Falta de previsión
• - Falta de comunicación interna en general
• - No entender las limitaciones productivas
• - No comprender los tiempos de reabastecimiento de los materiales
• - No visualizar la problemática financiera
• - Falta de conocimiento técnico para el manejo de los inventarios

Lo indicado precedentemente, no solo nos hace perder ventas y reduce el nivel de servicio que brindamos a los clientes, sino que genera una interacción entre sectores de la empresa que puede tornarse compleja y a veces hasta muy confrontativa.

4. La importancia de llevar una adecuada Trazabilidad

- ¿A qué se llama “Trazabilidad”?

Se entiende como trazabilidad aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.

- ¿Por qué es necesario llevar información de un producto en la cadena de abastecimiento?

Trazabilidad. Por ejemplo las nuevas y exigentes regulaciones de la Unión Europea o bien con Estados Unidos u otros países, demandan a los exportadores de productos alimenticios contar con sistemas de trazabilidad comprobables que permitan identificar desde el tratamiento que se dio a la materia prima original del alimento, agroquímicos utilizados, además de transportes, lote de producción, número de pallet o contenedor, etc. Los requisitos son auditados por los importadores regularmente.

En el mercado interno, es fundamental contar con trazabilidad en algunos rubros. Además de la conveniencia en alimentos, es clave en la industria farmacéutica como en muchos otros casos. Cualquier percance que se detecte en un lote de producción, se debe tener identificado donde están los productos de ese lote para ser retirados inmediatamente del mercado.

- ¿Es solo necesaria la Trazabilidad para los casos de problemas en la producción?

No solo para ello. También es de gran utilidad identificar por ejemplo un componente electrónico y las partes que lo componen, o bien llevar una historia como en el caso del ganado (nacimiento, kilos, vacunas, etc.), o las partes que forman un automóvil para identificar fallas de fabricación, entre muchas otras posibilidades.

- ¿Qué herramientas se necesitan para poder implementarla?

Desde ya es necesario contar con un sistema informático adecuado en cada etapa del proceso que permita leer, detectar y procesar datos del producto. Es fundamental trabajar con sistemas basados en estándares (códigos de barras, chips, etc.) aprovechando la disponibilidad de genéricos como los definidos por GS1 (antes Código). Esto facilita que todos los eslabones de la cadena de abastecimiento puedan capturar y/o agregar información entendible por los demás.

La evolución de la tecnología de la localización como el GPS, se convierte también en un componente importante para mejorar el seguimiento de los productos.

Conclusiones

Siempre es mejor que todas las partes lleguen a un acuerdo que sea equilibrado y viable para todos. Con el nivel de servicio, y las pautas y variables definidas, se podrá encarar entonces una correcta planificación de inventarios.

• - Siempre fijar un Nivel de Servicio y no los días de stock.
• - Un Nivel de Servicio adecuado debe estar en línea con lo que espera nuestro cliente, pero considerando también como se mueve nuestra competencia en el mercado.
• - Tal vez el indicador inicial pueda ser 80%, 85% o 90%, para después ir tratando de subirlo con acciones puntuales que desarrollaremos para bajar la variabilidad de la demanda (entre otras cosas), al menos con nuestros clientes más importantes. Esto ayudará a ir mejorando dicho servicio sin subir en demasía el stock.
• - Deben definirse procesos claros intersectoriales para coordinar acciones.
• - El presupuesto de ventas es un basamento fundamental para la planificación.
• - Todas las áreas deben nutrirse de información certera. El dato debe ser único para todos y calculado siempre de la misma manera.
• - Debemos capacitar a los distintos sectores sobre la problemática que enfrentan otras áreas respecto a los stocks.
• - Es deseable también capacitar en la teoría de gestión de inventarios al personal que interviene diariamente en el flujo de los materiales y productos.
• - Es indispensable que la compañía tenga definidos algunos indicadores (ej: días de stock, faltantes, etc.), alineando a las áreas hacia el mismo objetivo.