La preparación de pedidos es probablemente la actividad más compleja de un Centro Distribución y uno de los factores determinantes del Nivel de Servicio a los Clientes.

Si bien hay diferentes tecnologías y niveles de automatización a utilizar, la preparación de pedidos es el punto del proceso donde es más fácil cometer errores que son síntoma de una variada combinación de causas entre las que encontramos:

• - El grado de manualidad de los procesos
• - La calidad del diseño del proceso y el grado de control que reviste
• - El sistema informático aplicado

Cuanto más alto es el componente manual del proceso mayor es la probabilidad de error y más importante el contexto en el que se desarrollan las tareas, considerando:

• - El lay-out del almacén y del sector de preparación de pedidos, incluyendo la ubicación de los productos para lograr una secuencia de su ubicación que facilite la apilabilidad y rotación.
• - El contexto operativo incluyendo, climatización, iluminación, nivel de ruido, alcance de los productos, postura que se requiere a los operarios.
• - La claridad en la identificación de los productos en sí mismo.
• - La capacitación del personal.
• - El tratamiento de las urgencias

La calidad general de la operación tiene impacto en la cantidad de errores de la preparación y entre otros aspectos deben considerarse las causas internas al Centro Distribución:

Baja formalización del proceso

Cuando los procesos no están normalizados y documentados, el personal no sigue un formato de trabajo estándar, por lo que cada operario utiliza criterios propios y el número de errores tiende a crecer.

Instalaciones y equipamientos inadecuados

Los operarios tienen que contar con zorras o carros de traslado de los productos adecuados al peso de los productos.

Problemas de accesibilidad y ubicación de los productos

Contar con un lay-out claro que facilite el acceso al producto, que el producto esté ubicado correctamente, que esté al alcance de un hombre caminando, que el depósito cuenta con una iluminación adecuada, son elementos muy importantes para asegurar una preparación sin errores.

Condiciones de manipuleo

El trabajo tiene que realizarse con un esfuerzo natural, por lo tanto los medios de traslado deben considerar el volumen de los productos y el peso de los mismos. Si los productos son pesados se de utilizar una zorra eléctrica o transportadores para mover el producto.

Capacitación del personal

El tiempo dedicado a capacitación redunda en una reducción de los errores, es también la forma de entender las dificultades operativas para corregir o mejorar los procesos.

Abastecimiento fuera de tiempo

Cuando se comienza la preparación se debe contar con todos los productos y evitar tener que completar la preparación a posteriori, dado que este tipo de situaciones es fuente de olvido y errores.

Documentación o Información poco clara e Identificación de los productos

El personal tiene que identificar claramente de que producto se trata, por lo tanto la descripción de los mismos tiene que facilitar la tarea. En los casos que se utiliza código de barras la confiabilidad de la preparación crece significativamente.

Urgencias y Cambios

Cuanto más cambios y urgencias, mayor es la cantidad de errores que se comete, por lo tanto toda la organización tiene que tener un orden y una organización operativa.

Personalización de las tareas y seguimiento

La personalización de las tareas es un elemento clave para fomentar la responsabilidad en el trabajo, identificar los errores y capacitar para eliminarlos. Normalmente con un sistema informático de soporte es más fácil personalizar las tareas.

Sistema informático Soporte

Contar con WMS, es un aspecto fundamental para tener una operación eficiente, con alta productividad del personal, y con bajo nivel de errores.

Los WMS más desarrollados cuentan con diversos sistemas de Picking, utilizan código de barras y radio frecuencia, permiten medir la productividad del personal, ayudan a planificar los recursos de gente y equipos que se necesitan, y ordenan el trabajo del depósito.

En la actualidad no se concibe un depósito eficiente si no se cuenta con un Warehouse Management System que lo soporte.